Diagnóstico inicial: cómo saber qué necesita tu empresa antes de invertir en un servidor
Comprar un servidor sin saber lo que realmente necesitas es como comprar una camioneta sin saber cuánta carga vas a mover.
Muchos empresarios se lanzan a invertir en tecnología solo porque “ya urge”, pero sin un plan claro… y eso suele terminar en dos escenarios:
- – Gastan de más en un equipo que no aprovechan.
- – Compran algo que se queda corto en pocos meses.
Por eso, antes de comprar, hay que hacer un diagnóstico básico de tu empresa: entender cómo trabajas hoy, qué procesos dependen de la información, y hacia dónde vas a crecer.
Paso 1: Identifica los procesos críticos de tu empresa
Un servidor no se compra “porque sí”. Se compra para soportar procesos clave.
Haz una lista sencilla con preguntas como:
- – ¿Qué software usa mi empresa todos los días?
- – (Ejemplo: facturación, contabilidad, CRM, inventarios, nómina, punto de venta, etc.)
- – ¿Cuántas personas lo usan al mismo tiempo?
- – ¿Dónde están guardados los archivos importantes hoy?
- – ¿Qué pasa si se pierde o daña esa información?
- – ¿Qué procesos se detendrían si un equipo deja de funcionar?
Esto te dará una visión clara de qué sistemas necesitan estar en un entorno centralizado y protegido.
Paso 2: Evalúa tu volumen de datos actual
La cantidad de información que manejas define qué tipo de almacenamiento necesitas.
Haz una estimación:
- – Documentos administrativos (PDF, Word, Excel): promedio 1–2 GB por usuario.
- – Software administrativo y base de datos (como CONTPAQi, Aspel, Odoo): 5–20 GB iniciales, creciendo con el tiempo.
- – Archivos de proyectos, imágenes o reportes: 10–50 GB según tu giro.
- – Respaldos de sistema: 1 TB suele ser un punto de partida razonable para pequeñas empresas.
Si tu empresa genera más de 200 GB al año, ya es momento de pensar en almacenamiento con redundancia (RAID o NAS), no discos individuales.
Paso 3: Cuenta tus usuarios… y proyecta un año adelante
Una regla práctica:
- – Hasta 10 usuarios activos → servidor básico o NAS empresarial.
- – De 10 a 25 usuarios → servidor profesional torre o rack pequeño.
- – Más de 25 usuarios → ya conviene pensar en virtualización o servidores dobles.
Importante: no te bases solo en los usuarios actuales.
Si esperas crecer de 12 a 20 empleados, planea para el futuro, no para el pasado.
Un servidor bien elegido debe durarte al menos 4 a 6 años con crecimiento controlado.
Paso 4: Revisa la red actual y la forma en que comparten archivos
Muchos problemas de lentitud o errores no son del software, sino de la red.
Verifica:
- – Si todos están conectados al mismo router (y cuál es su velocidad).
- – Si usas Wi-Fi para tareas administrativas (mala práctica).
- – Si los archivos se comparten por carpetas “públicas” en Windows o por memorias USB.
Un servidor profesional solo brillará si la red es estable. De nada sirve un servidor rápido con una red que se corta a cada instante.
Paso 5: Evalúa cómo haces los respaldos actualmente
Pregunta a tu equipo:
- – ¿Dónde guardan los archivos importantes?
- – ¿Cada cuándo hacen respaldo?
- – ¿Dónde se guarda ese respaldo? (¿USB? ¿Disco externo?)
Si la respuesta suena improvisada o nadie sabe con certeza…
entonces necesitas una estrategia profesional de respaldo junto con tu servidor.
El diagnóstico debe dejarte claro qué tan expuesta está tu información.
Paso 6: Usa una herramienta sencilla para auditar tu red y tus equipos
No necesitas ser técnico.
Puedes usar herramientas gratuitas como:
- – Speccy (de Piriform): te muestra la capacidad, memoria y almacenamiento de cada equipo.
- – Angry IP Scanner: te dice cuántos equipos hay en tu red.
- – CrystalDiskInfo: revisa la salud de los discos duros.
- – Google Sheets o Excel: para anotar los resultados y tener una idea general.
Con esto, tendrás una radiografía simple pero valiosa de tu infraestructura actual.
Paso 7: Define tus metas de crecimiento
El servidor que elijas debe alinearse con tus planes:
- – ¿Vas a abrir una nueva sucursal?
- – ¿Vas a integrar más sistemas (ERP, control de producción, CRM)?
- – ¿Planeas crecer de 10 a 25 empleados en un año?
Estas metas cambian completamente el tipo de servidor que necesitas.
Un buen diagnóstico no solo se enfoca en el “ahora”, sino el mañana.
Ejemplo de diagnóstico rápido:
- – Empresa: Taller y refaccionaria de partes con 15 empleados
- – Software principal: CONTPAQi, sistema de inventario, nómina.
- – Datos actuales: 400 GB entre contabilidad y fotos de servicios
- – Usuarios simultáneos: 8
- – Problemas actuales: software lento, copias manuales en USB, sin control de acceso
Recomendación:
Servidor tipo Dell PowerEdge T40 o HPE MicroServer Gen10, con:
- – Procesador Xeon E-2224G
- – 16 GB RAM
- – 2 discos de 2 TB en RAID 1 (respaldo automático)
- – Windows Server Essentials o Ubuntu Server
- – Costo aproximado: $20,000 – $32,000 MXN instalado
(Ya con red y acceso compartido para todo el personal administrativo) Ojo: Hay que considerar que la empresa ya tiene la red instalada, el diseño e instalación del cableado tendría otro costo.
Ejemplo de Checklist práctico para su empresa:
|
Área |
Pregunta clave | Estado actual | Nivel de riesgo |
| Software | ¿Qué sistemas usamos a diario? | Ej. CONTPAQi | Medio |
| Usuarios | ¿Cuántos acceden a la vez? | 10 | Alto |
| Almacenamiento | ¿Cuánto ocupamos? | 350 GB | Alto |
| Respaldos | ¿Tenemos sistema automático? | No | Crítico |
| Red | ¿Estable y rápida? | Regular | Medio |
Conclusión
Un buen diagnóstico no solo te dice qué comprar, sino qué evitar.
Te da claridad para invertir con confianza y mostrarle a tus clientes o socios que tus decisiones tecnológicas están basadas en datos, no en suposiciones.
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J Pablo López
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